Tieto- ja asiakirjahallinto (ITIS31)

Julkaistu

ITIS31 Tieto- ja asiakirjahallinto 5 op

 

Verkkokurssi

Vastuuopettajat: Sanna Talja (sanna k talja at uta.fi), Pekka Henttonen (pekka henttonen at uta.fi)

Kurssin suorittaminen

Kurssi suoritetaan kurssi- ja oheismateriaaliin perustuvilla verkkotehtävillä. Tarkemmat ohjeet annetaan Moodlessa. Suoritustapa voi vaihdella eri vuosina.

Kurssin sisältö

 

  • Tieto- ja asiakirjahallinnon organisointi
  • Tiedonhallinnan normiympäristö
  • Tietoturvallisuus ja tietosuoja
  • Asiakirjahallinnon tehtävät, tavoitteet ja prosessit
  • Asianhallinnan tehtävät ja prosessi
  • Metatieto
  • Tietojärjestelmät
  • Tietoaineistojen säilyttäminen
  • Asiakirjatietojen arviointi ja arvonmääritys
  • Organisaation informaatiopolitiikan tarve ja luominen.
  • Tietostrategioiden ongelmat ja haasteet
  • Mitä organisaation informaatiokulttuurilla tarkoitetaan?
  • Miksi tietohallintojärjestelmät ja -projektit usein epäonnistuvat?
  • Intranetit, wiki-intranetit, ryhmätyöteknologiat sekä sosiaalisen median työkalut ja niiden hyödyntäminen
  • Organisaation tiedonluomisen ja -rakentamisen ehdot

 

Kurssipalaute

Kurssi oli sisällöiltään suhteellisen työelämälähtöinen  ja koin sen hyödylliseksi.

Kurssi oli kattava yleiskatsaus tieto- ja asiakirjahallinnosta. Tausta-aineisto oli sopivan monipuolista ja esimerkkejä aiheesta oli sekä kansallisella että kansainvälisellä tasolla.

Olen jo jonkin aikaa ajatellut jonkinlaisen tietohallintoon liittyvän työn olevan yksi vaihtoehto tulevaisuudessa opintojen jälkeen, joten osiot 1-4 olivat ainakin siltä kannalta mielenkiintoisia. Eniten ajatuksia herätti omalla kohdallani ehkä osio kolme, jossa käsiteltiin tietostrategiaa, intranettejä, ja projektien yleistä epäonnistumista. Viimeistään tässä kohdin ymmärsin, kuinka suuri paketti tietohallinnolla käsissään onkaan. Se ei hallinnoi pelkästään organisaation tiedonjakoa, it-puolta ja tiedontallennusta, vaan sen vastuulla ovat jossain määrin myös erilaiset projektit, kehitystyöt ja innovaatiotoiminta. Tähän liittyen, työkaluista intranetin arvostus (tai oikeastaan sen puute) yllätti minut täysin. Ajattelin ennen, että intranet on ehkä organisaatioiden tärkein tiedonhallintakanava, mutta uusin tutkimustieto onkin osoittanut asian täysin päinvastaiseksi. Intranettejä ei osata hyödyntää ja tieto tavallaan hukkuu niiden sisään. Sosiaalisen median hyödyntäminen intranetin ohessa tai jopa korvaavana palveluna lienee tosiaan paikallaan ainakin tietyntyyppisissä organisaatiorakenteissa. On tavallaan aika yllättäväkin löydös, että sosiaalisen median työkalut voivat niinkin hyvin palvella varsinkin hiljaista tietoa.

Suuri osa käsitellyistä asioista oli itselleni tuttuja tai osittain tuttuja aiemmista informaatiotutkimuksen perusopinnoista ja asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnosta. Joitakin tällä kurssilla käsiteltyjä asioitaa käsiteltiin myös kursseilla ITIA1 ja ITIA32. Kertauksen sanotaan kuitenkin olevan opintojen äiti, eikä se ei ole koskaan pahitteeksi. Lisäksi asioita käsiteltiin uusista näkökulmista, joka oli todella hyödyllistä.

Kurssin sisältö tuki yllättävän hyvin työtäni ICT -päällikkönä. Kurssimuoto mahdollistaa omaan tahtiin etenemisen. Kurssin sisältö oli mielenkiintoinen ja työelämääni tukeva. Kurssin avulla olen saanut selkiytettyä käsityksiäni asianhallinnasta, ja aika monta kertaa olen tavallaan löytänyt nimen ilmiölle, jonka olen nähnyt ja kokenut monta kertaa mutta jota en ole osannut määritellä tai nimetä.